控管IT委外品質的5大心法

文章出處 http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=45614 控管IT委外品質的5大心法

文/黃彥棻 (記者) 2007-10-08

崇越科技資訊長黎遠駿26年IT工作經驗中，有24年在系統整合廠商工作，他歸納出5項管控IT委外專案品質的祕訣。

對於臺灣許多企業的IT主管而言，IT委外已經是常態性的工作，硬體委外相關權利義務容易規範，但軟體開發委外，往往容易出現名實不符的委外狀況。 電子零組件通路商崇越科技資訊長黎遠駿迄今26年的IT工作中，有24年在系統整合廠商工作，擁有豐富的IT委外經驗。他彙整出的5個控管步驟，提供給其他IT主管作為軟體委外開發品質控管，可參考的關鍵指標。 步驟1：清楚定義委外範圍 「委外最重要的價值就是：把可複製的、價值較低的交付委外，」黎遠駿說，IT主管必須先確認企業經營方向與核心價值，清楚定義系統架構與層次，把握企業所需核心功能與函式庫，將委外的範圍清楚切割給委外廠商負責。 在選擇委外廠商時，黎遠駿認為可先參考該委外廠商以往的承包案件金額大小，因為某種程度上，這可以驗證承包廠商所能承接專案的規模與複雜度，此外，參考該 承包廠商的使用客戶以及過往專案驗收比例與成效，都是不錯的參考方式。不過，他也承認，所有的參考方式都只是參考，每一個委外專案都不一樣，重點在於： 「企業必須清楚知道IT委外的範圍，委外廠商也必須避免過於技術本位，只以技術能力來看委外專案，兩者相輔相成，才比較容易成功。」 步驟2：文件記錄要詳實 「簽訂委外合約，是正式委外的第一步，」黎遠駿指出，除了確保彼此的責任範圍和權利義務外，合約中也應該載明所有的程式邏輯以及相關所需文件。 他進一步解釋，尤其是軟體開發的IT委外專案，必須詳細記載軟體開發中的程式碼，包括所有程式邏輯，甚至是開發過程中發生的點點滴滴，越能夠詳盡地記載，對於未來接手的工程師而言，才是一個可供遵循和參考的指南。 黎遠駿在系統廠商工作時，便嚴格要求軟體開發的同仁，必須要能夠留下詳盡完整的記錄，讓未來接手的企業用戶能夠清楚了解該程式，也確保後續維運能 夠順利進展。他說，「詳盡的文件記錄，是委外專案的品質保證之一，」在系統廠商工作時，黎遠駿用這種方式，要求下屬落實品質管控，到了崇越擔任IT主管 時，也以同樣的標準要求合作的委外廠商落實，並藉此把關委外品質。 步驟3：制訂標準作業程序 尤其是軟體專案開發委外，最常面臨兩種不同的狀況，一種是委外廠商只是按照企業指示，協助分擔撰寫程式碼（coding）的工作量，另外一種則是由委外廠商和企業共同合作開發。 黎遠駿指出，就崇越科技而言，外包通常是希望藉由外包廠商協助分擔寫程式的重擔。因此，他在2006年1月就任崇越科技資訊長一職後，第一件事就 是徹底了解崇越科技原先的IT架構與系統，以SOA架構的物件概念，一塊塊區隔出核心系統與架構，一旦釐清後，就知道哪些是崇越應該自己掌握的重要系統程 式，而哪些可以請人代勞。 黎遠駿說，目前的方式便是，由崇越IT部門的同仁切割出所需的功能系統，並將所有的功能、程式碼開發出來並打包好，其他類似的功能開發則交由委外廠商「照本宣科」，以複製方式開發該系統其他功能即可。 「目前，這種控管委外品質方法並不普遍，」黎遠駿表示，這樣的方式只適用於清楚知道公司系統架構、並掌握公司核心系統開發人力和能力的企業。因 此，崇越科技自己掌握系統分析師（SA）以及系統設計師（SE），對於委外廠商的選擇上，「成本將會是選擇合作廠商的關鍵之一。」黎遠駿說。 更多時候企業沒有辦法掌握一些核心系統所需的人力和能力，需要選擇有專業技術的委外廠商，共同開發所需系統、功能，則是黎遠駿另外一個與IT委外 廠商合作的方式。他進一步指出，這時候IT委外廠商補足企業在技術人力與能力不足的角色，成本不是第一考量、專業能力才是。他也說，委外廠商與企業共同開 發出第一個原型系統後，往後也可以再透過複製的方式，請其他合作的IT委外廠商，分擔寫程式的重擔。 黎遠駿也觀察到，有許多企業的IT主管不了解自身的需求，也不懂自家企業的IT架構，「讓許多企業的IT委外，只能由委外廠商說了算，」這往往是IT委外品質難以管控、而企業需求難以滿足的關鍵。 步驟4：擬定完善測試計畫 「IT委外若要做到品質管控，良好的、完善的測試計畫是必須的，」黎遠駿說道。他進一步指出，完整的測試計畫從小到單一程式的功能測試、系統測試，大到與其他系統相互串連的設計以及效能測試等，都包含在內。 測試計畫往往會因為系統規模大小，而有不同程度的測試計畫。黎遠駿表示，一些比較大的委外案件，在合約上甚至要規定，壓力測試必須採用哪一套測試 軟體。「這種經過測試的開發程式，比較容易透過測試計畫找出開發上的盲點並進行除錯，」他說，若必須進行壓力測試，則委外規模、範圍甚至金額都會比較大。 測試計畫的擬定，除了單一程式的功能測試外，還包含功能性、整合式的測試。「若細緻一點，連每一個欄位的特殊屬性、餵入何種資料會導致何種測試結果，都得 知道的很清楚，」黎遠駿說道。因為測試的目的是為了幫程式或系統開發者找出問題，避免系統上線時出錯，黎遠駿指出，測試計畫也會依照不同系統規模、大小與 關聯性而有不同。 臺灣目前除了金融業之外，對於系統測試的重視程度不足，但若要做到對委外品質的控管，「一套完善的測試計畫將不可或缺，」黎遠駿說。 步驟5：專案經理要善於溝通 「IT系統開發最終關鍵還是人，」黎遠駿坦言，寫程式的人和使用的人永遠不一樣，怎麼清楚溝通這兩者的需求，「一個好的專案經理就是關鍵，」他說。 在選擇專案經理時，有些企業的考量往往偏重技術成分。但黎遠駿從長期的經驗發現，一個願意溝通、幫忙解決問題的專案經理，所負責專案的成功機率， 往往比一個只懂技術、但不善於溝通的專案經理來得高。若以常見的80/20法則來看，黎遠駿認為，一個80％擅長溝通，但技術只懂得20％的專案經理，會 比懂80％技術、但只會20％溝通的專案經理來得稱職。 從系統廠商出身的黎遠駿，現在便是透過上述5大心法，成功管控IT委外的品質，讓IT委外能真正做到為企業分工。20多年系統廠商的工作經驗，也 讓第一次在企業端擔任資訊長角色的黎遠駿，在做好IT委外的品質把關外，也為崇越在IT委外成本上做到錙銖必較。「以前的工作經驗，讓我知道哪一些系統廠 商具有比較好的人力和能力，」黎遠駿說，接下來怎麼讓這些好的人力和能力，能夠在合理的成本內為崇越科技所用，就是他擔任崇越科技CIO時，能夠扮演關鍵 角色的重點所在。文⊙黃彥棻 CIO小檔案－黎遠駿 崇越科技資訊長 ●學經歷：臺灣東吳大學電算系畢業後，先後在十全電腦、宏碁科技（Sertek）、德國宏碁電腦（Acer）、加拿大大同、美國Altra等任 職；2002年回臺灣後，則先後擔任飛雅高科技執行副總兼營運長、上海飛雅高科技總經理、鼎新電腦海外規畫資深顧問，2006年1月擔任崇越科技資訊長一 職迄今。期間，黎遠駿也於2005年完成政大EMBA課業。 公司檔案－崇越科技 ●成立於1990年，主要業務在於代理銷售許多高科技電子材料並服務顧客等。 ●員工人數：480人 ●資訊部門人數：20人 ●每年IT預算：新IT專案約2,000萬元 ●資訊部門分工：分成負責軟硬體、網路架構的系統整合部；負責ERP、客戶服務等第一線軟體應用的應用軟體部；負責EIS、BI、資料倉儲、系統架構設計的第二線系統軟體部。