老闆的大力支持是系統成功的關鍵

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文/林文彬 (記者) 2007-08-13

因為舊伺服器面臨停產，讓臺灣華歌爾資訊管理部協理黃建麟必須挑戰在1年內完成新建置SAP ERP的任務，但在老闆的支持下，公司的向心力得已凝聚，讓系統的建置提早在9個月內完成。

CIO小檔案－黃建麟 臺灣華歌爾資訊管理部協理 ●學經歷：美國紐約理工學院電腦碩士畢業後，立即進入美國SDI軟體顧問公司負責電腦輔助教學課程的開發，於1991年回臺後，在立寶電子服務5年，而後便進入臺灣華歌爾，並一路從總管理處專員、經營管理室經理至今日資訊部協理。 公司檔案－臺灣華歌爾 ●主要業務：內衣製造與銷售。 ●員工人數：2,500餘人 ●資訊部門人數：16人 「一定要成功」，這句話傳入臺灣華歌爾資訊管理部協理黃建麟的耳中，時間是在2003年。那年是臺灣華歌爾相當重要的一年，臺灣華歌爾汰換使用超過20多 年的系統，全面導入SAP ERP系統，但臺灣華歌爾卻只有一年的時間來完成ERP系統的規畫與建置，當時負責整個ERP專案的黃建麟有不得不成功的壓力，面對這樣的壓力下，臺灣華 歌爾董事長陳國鎮卻是大力支持他，並告訴他不管要多少資源，前提是：「一定要成功」。 維護期限到期，系統不得不換 1970年臺灣華歌爾第一任董事長陳昭源與日本華歌爾株式會社以各50%的股權正式成立臺灣華歌爾。正因為與日本華歌爾關係密切，臺灣華歌爾於1982年從日本引進銷售庫存系統至臺灣，而這也開啟臺灣華歌爾e化的序幕。 這套系統是由日本華歌爾開發，採用COBOL語言，並建立在富士通（Fujitsu）K系列封閉架構的伺服器，由於系統相當穩定，有任何新的需 求，臺灣華歌爾便可自行開發，也因此，臺灣華歌爾從1982年開始使用這套系統以來，便透過不斷的修改，比方建立人事薪資、生產管理、MRP與進銷存系 統，一點一滴建立起一套符合臺灣華歌爾需求的電腦化作業。 不過，臺灣華歌爾在不斷修改系統的過程中，忽略了富士通K系列伺服器即將停產，直到富士通通知臺灣華歌爾將於1年後停止支援，臺灣華歌爾才意識到問題的嚴重。而日本華歌爾卻因當地環境趨勢，很早就從封閉系統轉換至開放架構，讓日本華歌爾目前仍在使用自行開發的系統。 但對於臺灣華歌爾而言，系統的轉換是一個相當困難的一條路。臺灣華歌爾20年前就開始電腦化，企業內的員工已經習慣使用電腦，由於是封閉系統，使 用的零件都是富士通專屬的，若富士通不再提供支援，後續的維護便成為一大問題。黃建麟回憶當時的狀況表示，一年的時間要解決這樣的問題，我們有考慮過，透 過一些程式直接將系統轉換至新平臺上或請軟體公司重新開發整個系統，不過，這樣在執行或時間上仍有許多問題，也因此，為了企業長遠的發展，最後決定採用 SAP ERP系統。 老闆的大力支持，9個月完成ERP導入 臺灣華歌爾過去已經建立不錯的資訊建設，但對於此次重新導入SAP ERP而言，是助力也是阻力。 「員工已經習慣過去的操作模式，現在要完全更換系統，對於員工而言便要重新改變工作習慣。」黃建麟說。 黃建麟在導入SAP ERP系統前，不但到各部門宣傳導入ERP的好處，更重要的是獲得董事長的支持，「董事長過去都不會直接介入資訊部門的業務，不過此次ERP的轉換，使用介面變化相當大，一定要取得董事長的大力支持，才可降低未來的阻礙。」黃建麟說。 黃建麟與董事長做充分的溝通，讓董事長能夠了解此次轉換ERP的重要性，在董事長的支持下，臺灣華歌爾正式成立「ERP專案小組」。 ERP專案小組的成員來自公司內部的重要幹部，為了推動ERP，不但這些主管全部調離原單位，全職參與此次的ERP專案。 臺灣華歌爾的SAP ERP系統一開始便規畫5大模組，包含生產管理、物料管理、銷售配銷模組、整合會計與財務會計等，而ERP專案小組成員的背景便與這些開發模組的屬性有關。 而這些成員最了解每一個流程，透過他們的參與，黃建麟表示，從使用者的立場進行系統的開發，讓ERP的流程更符合實際的需求。 9個月後完成ERP的開發，這些成員便歸建回各部門，也成為各部門的「種子教官」，黃建麟表示，由資訊部門的成員當任教官，並不能充分了解各部門員工的想法，透過這些來至各部門的種子教官，不但能知道各部門員工的需求，也能讓員工更快速了解ERP系統。 「系統要成功，一定要大家同心協力去完成，要大家都能全力支持是相當困難的一件事，不過，有了老闆的支持，情況將會不同。」黃建麟說。 臺灣華歌爾在9個月完成ERP系統的上線，成功的關鍵除了老闆大力支持外，更重要的是過去e化的經驗，黃建麟表示，資訊部門對於工作流程相當熟悉，透過過去的開發經驗，資訊部門了解每一個流程，將原先可用的舊系統轉移至新系統上，降低困難度。 打造一套符合華歌爾需求的ERP 泰國華歌爾是華歌爾集團最早導入SAP ERP系統，而臺灣華歌爾是第二個導入ERP系統的國家，這也是臺灣成衣業首度導入ERP的案例。 黃建麟當初有到泰國華歌爾了解SAP ERP建置過程，由於ERP針對不同地區，建置的過程便會不同，黃建麟表示，以高科技產業而言，每筆交易可能大至上百萬元，但對於華歌爾而言，每筆交易金 額雖然只有2千多元，但交易的筆數卻是相當的多，以臺灣華歌爾在全省共有600多個使用POS終端機的據點，每筆交易就是一項銷售行為，身為流通業的華歌 爾資料量更是龐大，當初負責建置的廠商便低估了資料量，不過，在系統上線前，便擴增伺服器的處理能力，解決了這樣的問題。 此外，在料號的處理上，內衣業更迥異於其他產業。對於其他產業而言，一個產品便是一個料號，但一件內衣必須要考慮到顏色、罩杯與尺碼，也因此，一件內衣就會有3個料號，才能符合內衣業的需求。 初期遇到使用習慣的問題，隨著ERP系統運作至今，員工已經習慣使用這套系統，且系統營運至今也無重大問題，「成功的關鍵就是老闆的支持。」黃建麟說。文☉林文彬 臺灣華歌爾透過POS終端機有效控制庫存 過去臺灣華歌爾曾面臨各家分店為了衝業績，便叫了一堆貨，不但沒有銷售出去，更造成總部對庫存管理的不易。 臺灣華歌爾於1993年投入3千萬元將全臺600多家的直營與專櫃門市的POS終端機全面更轉換成Windows作業系統，透過平臺的轉換，臺灣華歌爾更將全臺的直營店全面建置ADSL，便是寄望透過POS終端機解決庫存管理的問題。 現在臺灣華歌爾的直營店，要進行單品下單時，系統便會針對每一間分店的安全庫存量（SKU）進行檢核，若分店的該項產品還有一定的庫存量，系統便會防制 下單的動作。 此外，系統還會針對各銷售點的庫存總量進行管控，比方來說，系統便會自動算出總體的標準庫存量，若超過標準值，就算該項單品不足，系統仍不可執行下單的動作。 有了這套系統後，讓各分店可將進銷資料定時傳回至總部，讓總部做出正確的決策。文☉林文彬